会议及会议纪要管理规定

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会议及会议纪要管理规定
一、 目的：
为规范公司的会议管理，为会议的后续工作的执行、追踪提供依据。特制定本规定。
二、 适用范围：
 部门内部会议（包括部门例会）
 跨部门会议（两个或两个以上部门参加）
 公司会议（公司全体参加）
三、 会议纪要的定义：
对工作会议中的主要内容尤其是重大事项、会议结果、相关的解决办法和行动计划进行概括记录。
四、 会议编号：
 内部会议（包含部门例会）：部门简写加日期，如采购部为PU20180426
-----（各部门编号：人力HR,采购PU,财务FI,业务SA, 质量QA, 物流LI）
 跨部门会议：TEAM加日期，如TEAM20180425
 公司会议：JB加日期，如JB20180427
五、 具体管理规定
1. 会议纪要记录要求：
1) 所有会议均需做会议纪要，以方便相关信息的查询和后续工作的追踪、落实。
2) 会议纪要需如实记录，对内容进行概括、总结，分类别或分项目记录
3) 会议纪要中包含（但不仅限于）如下内容：会议的主要内容及议题，会议讨论或决定的重大事项、会议决定的行动计划或改进措施。（具体格式详见附件一）
2. 会议纪要整理：
1) 公司会议纪要由人力资源部指定专人进行整理
2) 其他会议纪要由会议发起人指定专人进行整理，。
3. 会议纪要的发放及工作追踪：
1) 会议纪要整理人在会后第一时间将整理后的纪要内容与部门负责人进行确认后，根据工作需要发给所有会议相关人员。
2) 原则上，会议纪要中涉及的行动计划及重要工作的追踪由会议发起人安排专人进行追踪、落实，公司会议由人力资源部负责追踪、落实。
4. 存档、保管：
1) 公司会议、跨部门会议由人力资源部统一存档保管;
2) 部门内部会议本部门负责人制定专人进行存档保管；
六、 会议纪律及注意事项：
1. 会议出席人需严格遵守会议时间，禁止无故迟到、早退、中途离开。
2. 因事不能到会者，应提前半小时向会议发起人请假。
3. 会议期间如需紧急离席，需获得会议发起人的同意后方可离开。
4. 会议期间，请将手机关机或者设置为静音、震动状态，禁止会议期间在会议室内接听电话。
5. 会议期间，未经允许，不得交头接耳、私下讨论或窃窃私语。
七、 本规定自**年**月**日起开始执行！